Anticiper la demande de pièces complémentaires

Les MDPH gèrent diverses demandes liées au handicap, ce qui implique souvent un processus complexe de collecte et d’évaluation de documents.

Il est suggéré de mettre en place un système proactif de demande de pièces complémentaires :

• par un devoir informatif en amont du dépôt du dossier de demandes via les différents supports de communication (site internet, prospectus, l’accueil physique ou dématérialisé)
• et basé sur une analyse statistique des besoins documentaires par type de demande. Cette approche vise à :
  1. Anticiper les besoins en documentation
  2. Réduire les délais de traitement
  3. Améliorer l’efficacité du processus d’évaluation

1. Analyse des demandes : Créer une base de données des types de demandes et des pièces justificatives généralement requises.
2. Création d’indicateurs : Développer un indicateur de fréquence pour chaque pièce justificative par type de demande.
3. Seuil de déclenchement : Définir un seuil au-delà duquel une pièce justificative sera systématiquement demandée dès l’accusé de réception.
4. Mise à jour du processus : Intégrer cette demande anticipée de pièces dans le système d’accusé de réception automatisé.

• Réduction du temps de traitement global
• Diminution des échanges ultérieurs pour demander des pièces manquantes
• Meilleure préparation des dossiers pour l’évaluation

• Veiller à ne demander que les documents réellement nécessaires pour respecter le principe de minimisation des données (RGPD)
• Expliquer clairement aux usagers pourquoi ces documents supplémentaires sont demandés
• Prévoir une flexibilité dans le système pour s’adapter aux situations individuelles

2. Légifrance. (2005). “Loi n° 2005-102 du 11 février 2005 pour l’égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées”. https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000809647/
3. CNIL. (2018). “Règlement général sur la protection des données - RGPD”. https://www.cnil.fr/fr/reglement-europeen-protection-donnees